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“Seine Ouest Habitat et Patrimoine utilise la solution de rendez-vous en ligne afin de numériser la prise de rendez-vous pour ses locataires entrants et sortants.”
Charles FRANTZ, Responsable Service VH
CONTEXTE
La prise de rendez-vous pour les EDL, un travail chronophage pour les équipes.
Seine Ouest Habitat et Patrimoine réalise, pour les locataires ayant fait une demande de congé de logement, des appels téléphoniques pour organiser les rendez-vous d'état des lieux de sortie pour les opérateurs terrains.
Le manque de traçabilité des rendez-vous et un temps considérable passé au téléphone pour les collaborateurs ont poussé SOHP à mettre en place avec Avis-Locataire la numérisation des rendez-vous.
OBJECTIFS
Numériser la prise de rendez-vous d'état des lieux pour réduire le temps de téléphone.
Les équipes en charge de faire les états des lieux de sortie indiquent les créneaux de disponibilité sur la plateforme Rendez-vous.
Un SMS et un email avec lien URL sont envoyés aux locataires pour la prise de rendez-vous. Les propositions de créneaux pour les locataires ayant déposé leur préavis sont envoyées automatiquement chaque lundi.
Ils choisissent directement le créneau qui leur convient le mieux. Les locataires qui n'ont pas pris un des créneaux proposés sont rappelés par les équipes Seine Ouest Habitat pour positionner un rendez-vous avec celui-ci.
Un SMS et un email de rappel sont envoyés 24 heures avant le rendez-vous avec les informations nécessaires à la bonne préparation du RDV.
Le gardien de la résidence où a lieu l'état des lieux de sortie est prévenu pour information le matin du rendez-vous.
SOLUTIONS MOBILISÉES
RÉSULTATS
Un taux d'engagement des locataires SOHP de 50% sur les propositions de créneaux
+50% d'engagement
-70% des rendez-vous non honorés
Pour les équipes SOHP
Synchronisation des rendez-vous avec les agendas professionnels. Traçabilité et centralisation des rendez-vous sur la plateforme.
Gain de temps opérationnel et réduction du temps de téléphone.
Pour les locataires
Les locataires sont informés directement des démarches à suivre grâce aux informations indiquées sur l'email et le sms grâce au rappel du RDV 24h avant.
Les rendez-vous viennent s'ajouter automatiquement à leur agenda personnel.
